Tornou-se uma questão antiga: como ser mais produtivo. Eu tentei todos os truques, apliquei todos os hacks e sim, li todos os livros de autoajuda. Mas ainda assim, algo não clicou quando se tratava de fazer as coisas. Todos os dias, eu me sentava na minha mesa esperando alcançar aquele objetivo indescritível estado de fluxo. Eu queria que cada minuto de cada hora se alinhasse perfeitamente na intersecção de me sentir melhor enquanto fazia meu melhor trabalho. (Não se preocupe, estou trabalhando para domar minhas expectativas irrealistas também.)
Claro, não estou sozinho em querer aproveitar ao máximo meu tempo. Com tanta coisa para fazer e apenas algumas horas para fazer tudo, todos nós sentimos a pressão de ser eficientes e eficazes. Se você está pronto para desligar as distrações, silenciar seu crítico interno e se concentrar no que é importante, continue lendo. Mais à frente, estou compartilhando dicas para ajudar você a desligar o ruído e aprender a ser mais produtivo. De uma vez por todas.
O que é produtividade?
O conceito de produtividade é usado principalmente em ambientes de trabalho. No contexto do emprego, produtividade se refere à nossa produção no que se refere à nossa função. Como escritor, costumo usar produtividade para descrever quantos artigos concluí em um determinado dia. Mas para alguém que trabalha com vendas, isso pode medir o alcance de chamadas frias. O ponto é que a produtividade não parece a mesma para todos. E muitas vezes, pode ser difícil quantificar porque, na realidade, os resultados não são tão facilmente mensuráveis quanto acabei de expor.
Vou usar um exemplo pessoal. Uma das razões pelas quais tenho dificuldade em me sentir produtivo é porque escrever não é tão simples quanto sentar no computador e digitar qualquer pensamento que lhe venha à cabeça. Em vez disso, é a junção de pesquisa, entrevistas, esboços e edição (ou seja, muitos e muitos e-mails). Como muitas coisas, é um processo e, como o resultado final envolve muito trabalho oculto, pode ser fácil pensar que não estamos sendo produtivos. A saída imediata não corresponde à entrada.
O que produtividade não é
Pode ser útil lembrar que, embora intimamente relacionadas, produtividade e gerenciamento de tempo não são sinônimos. Embora nosso gerenciamento de tempo possa impactar nossa produtividade, ele se refere à capacidade de estruturar efetivamente um certo período de tempo. (Por exemplo, o dia de trabalho.)
Vi essa diferença sutil descrita melhor em um artigo de 2022 publicado em FuturoAprender: “Gerenciamento de tempo é uma gama de habilidades e ferramentas que promovem o uso efetivo do tempo de uma pessoa. Produtividade é sobre os resultados que são alcançados dentro de um certo período de tempo.” Quando se trata de produtividade, temos nossos olhos voltados para o resultado.
Mas vale a pena repetir: o gerenciamento de tempo pode impactar diretamente nossa produtividade. Adiante, estou compartilhando minhas principais dicas para usar melhor seu tempo em busca de seus objetivos. Lembre-se: ninguém é perfeito, e estou escrevendo isso como um lembrete para mim mesmo das habilidades e estratégias que me ajudam a aprimorar meu foco e fluxo de experiência.
Como ser mais produtivo: 8 dicas para entrar no caminho certo
1. Abandone o perfeccionismo
Este tem sido meu maior obstáculo para aprender a ser mais produtivo. Se há algo que aprendi como perfeccionista em recuperação (que recai de vez em quando), é que o perfeccionismo é o inimigo da inovação, criatividade e produtividade. Quando nossas expectativas sobre nós mesmos não se alinham com a realidade, nada corresponde. Isso nos mantém em um padrão de hesitação — nos preocupamos que o que estamos fazendo não seja bom o suficiente e duvidamos de nós mesmos antes mesmo de tentar.
Se você está cansado do vai e vem entre você e seu crítico interno, é hora de abandonar o perfeccionismo. Tente repetir esta afirmação quando sentir o perfeccionismo se infiltrando: Não sou definido pelo que conquisto. Eu já sou e sempre sou o suficiente.
2. Liberte-se do seu medo do fracasso
É hora de reconhecer e aceitar que nosso medo de falhar está nos mantendo presos. Intimamente relacionado ao perfeccionismo, quando operamos de um espaço de nunca nos permitir falhar, construímos e perpetuamos um diálogo interno de ansiedade. E se não der certo? Será que algum dos meus esforços valerá a pena no final? Inúmeras perguntas giram em nossas mentes, tornando mais difícil agir e, portanto, ser produtivo.
Em vez disso, enraíze-se no momento presente. Em vez de pensar três passos à frente, aterre-se com o lembrete de que você só pode controlar o que está aqui, agora.
3. Determine o que é importante
PSA: você não vai conseguir fazer tudo todos os dias. Na maioria das vezes, riscar todas as tarefas é impossível — e ineficaz. Se você está se perguntando como ser mais produtivo, eu considero A ÚNICA Coisa: A Verdade Surpreendentemente Simples por Trás de Resultados Extraordinários leitura obrigatória. Nele, o autor Gary Keller descreve as mentiras que nos impedem de alcançar o sucesso. A principal que contamos a nós mesmos? Temos que fazer tudoEm vez disso, Keller incentiva uma abordagem do tipo “menos é mais”.
Aplicando isso à sua produtividade diária, pode ser tentador começar o dia com uma estimativa exagerada do que você pode fazer com suas horas de vigília. Mas tudo o que isso faz é nos distrair com tarefas sem sentido. Às 17h, você fica se sentindo improdutivo porque as tarefas que importam ainda estão na sua lista.
Para combater isso, gosto de identificar as três coisas que ter para ser feito. Ao direcionar seus esforços para essas tarefas importantes, mesmo que você não consiga mais nada naquele dia, você sabe que ainda está movendo a agulha para a frente.
4. Faça a coisa mais difícil primeiro
Das três tarefas que você identificou como sendo as mais importantes, priorize a mais desafiadora, talvez a mais trabalhosa primeiro. Como humanos, amamos (e vivemos para!) gratificação imediata. Por isso, frequentemente optamos pelo caminho de menor resistência. E como todos nós amamos a dose de dopamina que vem ao riscar algo da nossa lista de tarefas, faria sentido que preferíssemos fazer as tarefas mais fáceis primeiro.
Mas a motivação se acumula por si só, e quando fazemos a coisa mais difícil primeiro, nosso momentum aumenta. A partir daí, você pode se concentrar em suas vitórias rápidas e se sentir confiante sabendo: é tudo ladeira abaixo a partir daqui.
Não sou definido pelo que conquisto. Eu já sou e sempre sou o suficiente.
5. Faça pausas
Vou dizer isso de novo: Faça. Uma. Pausa. Todos nós fomos presos pela crença de que se apenas nos esforçarmos um pouco mais, podemos fazer mais. Sempre que a vozinha surge na minha cabeça tentando me convencer de que pausas são contraproducentes, aplico esse raciocínio a uma caminhada. Você sobe a montanha muito mais rápido se fizer pausas mais curtas e frequentes para beber água e recuperar o fôlego. Esse mesmo raciocínio pode ser usado durante o seu dia de trabalho também. Foi descoberto que fazer pausas regulares ao longo do dia é uma estratégia sólida para reduzir o estresse e aumentar o desempenho.
Mas… você tem que ser estratégico e intencional com seus intervalos. Este não é o momento de rolar seu telefone sem pensar. Em vez disso, deixe seu dispositivo em sua mesa (melhor ainda, em outra sala) e saia para uma caminhada para aproveitar a luz do sol e o ar fresco. Algumas outras ideias para fazer uma pausa durante seu dia de trabalho:
- Estenda seu tapete de ioga e alongue-se, pratique a respiração ou faça uma meditação rápida.
- Pegue seu livro e leia por 10 minutos.
- Prepare uma bebida quente e reconfortante e beba com atenção.
- Brinque com seu cachorro ou acaricie seu gato.
- Faça uma limpeza rápida.
- Tire uma soneca revigorante.
Vale tudo, desde que ajude você a voltar ao trabalho se sentindo revigorado, rejuvenescido e pronto para começar.
6. Delegar
Novamente, você não precisa fazer tudo. Nem deveria! Se você faz parte de uma equipe maior, determine quais de suas tarefas ou projetos diários podem ser tratados por outro membro da equipe. Eu sei que pode ser mais difícil do que parece, mas se você acha desafiador tirar algo do seu prato, lembre-se: fazer isso pode beneficiar não apenas sua organização como um todo, mas tornar mais fácil para você fazer seu melhor trabalho priorizando o que importa para você.
7. Livre-se das distrações
Você pode pensar na procrastinação como um traço de personalidade, mas a verdade é que todos nós fazemos isso! A procrastinação é nossa maneira *muito humana* de evitar dificuldades ou uma experiência que nos machuca de alguma forma. Embora seja impossível se sentir focado e estar na tarefa o tempo todo, temos o poder de limitar nossas fontes de distração.
O culpado mais comum e tentador? Nossos telefones. Desligue as notificações e exclua certos aplicativos da tela inicial, se necessário. Coloque-o em uma sala separada. Qualquer coisa que você tenha que fazer para se separar do dispositivo que suga a produtividade, faça. Algumas outras estratégias para limitar distrações podem incluir:
- Como parte do seu rotina matinalfaça uma arrumação rápida antes de começar seu dia de trabalho. Se as tarefas dificultam o foco, tire-as do caminho primeiro.
- Coloque seu telefone no modo avião. Isso evitará que notificações apareçam na tela e desviem seu fluxo.
- Adote uma abordagem minimalista. Eu me sinto mais calmo e centrado quando estou trabalhando em um espaço adornado apenas com alguns objetos intencionais que eu amo. Eu mantenho minha mesa limpa, com exceção de uma vela, caneca e garrafa de água.
- Trabalhe com um método cronometrado. Inspirado pelo Técnica PomodoroGosto de definir cronômetros para 5-25 minutos, dependendo da tarefa. Seja qual for a duração do tempo, só consigo me concentrar em uma única tarefa. Não consigo verificar meu telefone, não consigo monitorar meu e-mail. Você ficará chocado com o quanto consegue fazer em pouco tempo sem nenhuma distração.
8. Estabeleça limites
Por último, mas não menos importante: limites. Todos nós somos puxados em um milhão de direções diferentes todos os dias. Colegas de trabalho aparecem no nosso Slack com um incêndio inesperado para apagar. Nossos filhos ficam doentes e têm que ficar em casa o dia todo. Tarefas administrativas da vida pesam sobre nós ao longo do dia. Embora algumas dessas coisas tenham que ser abordadas, é importante lembrar que nossas ações ensinam os outros a valorizar nosso tempo. Se você estiver enviando e-mails até tarde da noite, sua equipe pensará que pode entrar em contato com você a qualquer hora do dia. Quando você diz sim para tudo, você cria a expectativa de que é você quem deve deixar as tarefas de última hora.
Nossas ações ensinam os outros a valorizar nosso tempo.
Em vez disso, comunique claramente aos outros os cronogramas esperados do projeto e não tenha medo de dizer quando você acha que um prazo não é realista. Verifique seu e-mail e responda às mensagens em horários consistentes durante o dia (o início, o meio e o fim do seu dia de trabalho são uma abordagem comum).
Embora não possamos comprar nosso caminho para um fluxo mais produtivo, há algumas ferramentas que descobri ao longo da minha jornada que são úteis e de suporte. À frente, descubra diários, cronômetros e outros recursos que você pode considerar experimentar.
A lição
Como muitas dessas dicas estão intimamente interligadas, elas precisam ser aplicadas em conjunto umas com as outras para que você estruture um dia produtivo e significativo. Ninguém é perfeito e ninguém pode fazer tudo — então estabeleça limites fortes que respeitem seu tempo. Limite as distrações para liberar espaço em sua agenda para pausas rápidas e consistentes que o ajudem a voltar se sentindo revigorado. Determine o que é importante e faça isso primeiro, para que, mesmo que você não faça mais nada, isso não afete sua produtividade.
E lembre-se, ninguém é perfeito e nossa produtividade flutua de um dia para o outro. Podemos começar a manhã com uma energia diferente da que tivemos ontem, ou podemos nos encontrar mais motivados do que na semana passada. Embora seja importante fazer o seu melhor, só podemos controlar até certo ponto. Seu valor e seu trabalho não são os mesmos. É hora de liberarmos a crença de que eles já foram.
